A Apostila é um certificado de autenticidade emitido por países signatários da Convenção da Haia, que é colocado em um documento público para atestar sua origem (assinatura, cargo de agente público, selo ou carimbo de instituição). Esse documento público apostilado será apresentado em outro país, também signatário da Convenção da Haia, uma vez que a Apostila só é válida entre países signatários.

Para conhecer a aparência da Apostila, acesse: http://www.cnj.jus.br/files/conteudo/arquivo/2016/08/5c1fe8783a7b56ef30a0d3cfa696d536.pdf

A Apostila deverá ser providenciada quando você precisar apresentar algum documento em outro país que não seja aquele no qual foi emitido. Por exemplo, um documento brasileiro a ser apresentado na Espanha, ou um documento espanhol a ser utilizado no Brasil. Nesses casos, a emissão da Apostila garantirá o reconhecimento da autenticidade da assinatura do agente público competente dotado de fé pública ou do notário que tenha reconhecido a firma do documento no país onde foi emitido. Lembrando que ambos os países, de origem e de destino, devem ser signatários da Convenção da Apostila e que o documento em questão deve ser considerado público, no país em que foi emitido.

A Apostila nunca poderá ser utilizada para reconhecimento de documento no país em que foi emitido. É um certificado que se refere, exclusivamente, para o uso desses documentos no exterior.

Para saber se um país é signatário da Convenção da Apostila, acesse: http://www.cnj.jus.br/poder-judiciario/relacoes-internacionais/convencao-da-apostila-da-haia/paises-signatarios.

A Apostila certifica apenas a origem do documento público, e não o próprio documento. Em outras palavras, ela certifica a autenticidade da assinatura(reconhecimento de firma) da pessoa, da função ou do cargo exercido pelo signatário do documento e, quando cabível, a autenticidade do selo ou do carimbo nele aposto. A Apostila não certifica o conteúdo do documento, nem deve ser utilizada para reconhecimento dentro do país em que foi emitida.

Em 14 de agosto de 2016. A partir desta data, a legalização de documentos produzidos em território nacional, com o objetivo de produzir efeitos em outro país parte da Convenção da Apostila, será feita, exclusivamente, por meio da aposição da Apostila.

Também a partir desta data será possível apresentar, no Brasil, documentos apostilados no exterior, inclusive aqueles apostilados antes da entrada em vigor do Tratado no Brasil.

Para que um documento receba o certificado da Apostila, basta levá-lo a um dos cartórios ou tabelionatos de qualquer capital brasileira. O apostilamento abrange uma via física e outra eletrônica. A primeira será emitida junto ao documento, a ele colada ou apensada. A segunda fica registrada em sistema próprio e será utilizada tanto para o controle das autoridades brasileiras quanto para a consulta de autoridades estrangeiras sobre as Apostilas emitidas no Brasil.

Ademais, os interessados estrangeiros poderão consultar a autenticidade da Apostila emitida no Brasil, por meio de um código (QR Code), inserido na própria Apostila física.

Já os documentos estrangeiros, uma vez apostilados no exterior, também estarão aptos a produzir efeitos no Brasil, junto às autoridades, órgãos e instituições interessadas. Não haverá mais envolvimento do Ministério das Relações Exteriores – ou de suas representações no exterior – no processo. Importante ressaltar que eventuais formalidades, no Brasil, podem ser exigidas, como a tradução para o português. A autoridade competente para apostilamento, no exterior, varia de país a país. Sugerimos que consulte a embaixada ou consulados do país emissor do documento, ou a lista de autoridades competentes da Convenção da Apostila.

Não. Cópias autenticadas também podem ser apostiladas.

Não. As Apostilas são emitidas pelas chamadas “autoridades competentes”. No Brasil, ficou estabelecido, nos termos da Resolução CNJ n. 228/2016, que são autoridades competentes para emitir a Apostila, (i) as Corregedorias Gerais de Justiça e os Juízes Diretores do foro nas demais unidades judiciárias, comarcas ou subseções, quanto a documentos de interesse do Poder Judiciário e (ii) os titulares de cartórios extrajudiciais, no limite de suas atribuições. A Resolução prevê, ainda, que o serviço será prestado em todas as capitais do país a partir de 14 de agosto de 2016.

Desse modo, para ter um documento apostilado você deve entrar em contato com um cartório ou tabelionato da capital mais próxima, de acordo com o tipo de documento que deseja apostilar.

Para verificar quem são as autoridades competentes em cada país signatário da Convenção, acesse:https://www.hcch.net/pt/instruments/conventions/authorities1/?cid=41

Não há proibição de que um cartório apostile documentos que seriam, em tese, atribuição de outra serventia. Um Registro de Imóveis pode, por exemplo, apostilar uma certidão de casamento. Todavia, é pouco provável que este cartório possua registro das assinaturas que necessitariam, nesse caso, ser reconhecidas. Diante disso, é sempre recomendável consultar, previamente, o cartório em que deseja apostilar o documento, para verificar a possibilidade (ver também questão 10).

Sim. Há sistemas que integram os cartórios de todo o país, possibilitando que uma mesma assinatura (selo/carimbo) seja reconhecida em diferentes localidades. Contudo, nem todos os cartórios integram esses sistemas, pelo que sugerimos que entre em contato, previamente, com o cartório em que pretende solicitar a apostila, para confirmar a possibilidade (ver também questão 9).

Não. O procedimento é realizado imediatamente no cartório ou tabelionato, de modo similar ao reconhecimento de firma ou a outros atos de expediente notariais.

Somente podem ser apostilados documentos públicos ou aqueles de natureza particular que tenham sido previamente reconhecidos por notário ou autoridade pública competente.

O artigo 1º da Convenção estabelece serem documentos públicos:a) Os documentos provenientes de uma autoridade ou de um agente público vinculados a qualquer jurisdição do Estado, inclusive os documentos provenientes do Ministério Público, de escrivão judiciário ou de oficial de justiça;b) Os documentos administrativos;c) Os atos notariais;d) As declarações oficiais apostas em documentos de natureza privada, tais como certidões que comprovem o registro de um documento ou a sua existência em determinada data, e reconhecimentos de assinatura.

Cada país pode definir quais documentos considera aptos ao apostilamento.

A Convenção da Apostila não se aplica a documentos expedidos por agentes diplomáticos ou consulares.

Também estão excluídos documentos administrativos relacionados a operações mercantis ou alfandegárias, nos casos de documentos para os quais a legalização já não era necessária de acordo com as normas, acordos e entendimento em vigor. No caso de documentos comerciais que costumam ser legalizados, o apostilamento poderá ser feito, o que ensejará a facilitação dos fluxos comércio e investimentos. Deve-se ter em mente que o objetivo da Convenção da Apostila é sempre simplificar o processo de tramitação internacional de documentos, e não criar procedimentos burocráticos antes inexistentes. Tal entendimento coaduna-se com o costume internacional e com as orientações do Manual de Aplicação da Convenção da Apostilapublicado pela Conferência da Haia de Direito Internacional Privado (vide parágrafos 146 a 152).

Por fim, a Apostila não se aplica a documentos a serem apresentados em países não signatários da Convenção da Haia. Nesses casos, o processo de legalização continuará a ser realizado pelo Ministério das Relações Exteriores, por seus escritórios regionais (no Brasil) e Embaixadas e Repartições Consulares (no exterior).

Não. A Apostila não “vence”, mas também não influi na validade dos documentos apostilados. Por exemplo, se sua certidão possui prazo de validade, a emissão da Apostila não a prolongará.

Nos termos do artigo 18 da Resolução CNJ 228/2016, “Os emolumentos corresponderão, para cada apostila emitida, ao custo de Procuração Sem Valor Declarado, segundo os valores vigentes em cada Estado da Federação”. A forma de pagamento é de responsabilidade, exclusivamente, de cada cartório prestador do serviço.

Não necessariamente. Alguns países possuem tratados com o Brasil que dispensam o ato de legalização diplomática ou consular. Nesses casos, também é dispensado o apostilamento. É sempre recomendado consultar a representação do país onde o documento produzirá efeitos quanto à necessidade de emissão de Apostila ou outros procedimentos.

Sim. Cada documento exige seu próprio apostilamento. Contudo, em alguns países, uma série de documentos emitidos por uma mesma autoridade pode receber uma única Apostila. As exceções poderão ser analisadas pelo Cartório ou Tabelionato.

No Brasil, o assunto está regulamentado pelo Decreto n. 8660/2016 e pela Resolução CNJ n. 228/2016. Ademais, a Conferência da Haia elaborou materiais, já traduzidos para o português, quanto à implementação prática da Apostila. A série de publicações pode ser acessada na página do Conselho Nacional de Justiça: http://www.cnj.jus.br/poder-judiciario/relacoes-internacionais/convencao-da-apostila-da-haia/publicacoes.

Já se encontra disponível treinamento online, elaborado pelo TRF4, desenvolvedor do sistema SEI Apostila: https://www.youtube.com/watch?v=uYYvFIcgiI0.

Se ainda houver dúvidas quanto à implementação da Apostila no Brasil, entre em contato com a Ouvidoria do CNJ através desse formulário.

Os cartórios de capitais devem solicitar o papel seguro para o apostilamento junto à Casa da Moeda do Brasil (apostilahaia.cnj@cmb.gov.br), adquirir o carimbo, conforme previsto na Resolução CNJ 228/2016, bem como requerer cadastramento no Sistema SEI Apostila junto ao Conselho Nacional de Justiça.

De acordo com o §1º do artigo 6º da Resolução CNJ 228/2016, o exercício da competência para emissão de Apostilas pressupõe autorização específica individualizada da Corregedoria Nacional de Justiça. Diante disso, cartórios de fora das capitais que desejem emitir a Apostila deverão providenciar requerimento formal, explicitando os motivos pelos quais desejam ser incluídos no rol das autoridades apostilantes brasileiras, cabendo à Corregedoria a análise da conveniência e da oportunidade do pedido, nos termos do artigo 19 da mesma Resolução. Informamos que num primeiro momento, contudo, o serviço estará restrito aos cartórios das capitais.

Não. O uso do sistema é restrito às autoridades competentes para o apostilamento.

De acordo com o parágrafo único do artigo 18 da Resolução CNJ 228/2016, “Será isenta de cobrança de emolumentos a emissão de apostila em documentos requeridos por órgãos do Poder Executivo Federal para utilização no exterior, no interesse do serviço público”. Particulares que desejem realizar o apostilmento de certidões emitidas por órgãos públicos federais devem seguir o procedimento padrão.

Dependerá de cada cartório. No entanto, entendemos ser mais seguro o envio do documento a uma pessoa de sua confiança, para que esta proceda ao apostilamento (uma vez que este pode ser solicitado diretamente pelo portador do documento).

Os diplomas/certificados emitidos no exterior deverão ser apostilados também no exterior, em órgão ou repartição designado pelo Estado em que foi emitido. Seu trâmite no Brasil, contudo, não sofrerá alterações com a entrada em vigor da Apostila. Apenas o processo de legalização desses documentos, no exterior, é que deixará de existir: bastará a emissão da apostila para que possam produzir efeitos no Brasil. Lembramos, contudo, que, em território nacional, as autoridades aptas a receber tais documentos podem exigir eventuais procedimentos adicionais, como a tradução juramentada do documento, por exemplo.

Sim. Mas apenas entre os países parte da Convenção.

Não. A Apostila substitui todo o processo de legalização que incluía a participação do Ministério das Relações Exteriores. O referido Ministério só continuará participando do processo de legalização de documentos a serem apresentados em países não participantes da Convenção da Haia.

Depende da exigência do país em que o documento será apresentado. Cada país pode possuir procedimentos distintos. Por esse motivo, é importante contatar a representação do país de destino dos documentos a serem apostilados.

Depende. Para saber se o seu documento exige um tipo de procedimento específico, ou se necessita da apresentação de documentos adjacentes, como a tradução juramentada, é importante consultar diretamente um representante oficial do país em que o documento será representado (embaixada ou consulados). Cada país pode determinar a adoção de outros procedimentos – além da aposição da Apostila - ou, por outro lado, dispensar qualquer requerimento de legalização. Por esse motivo, é importante sempre entrar em contato com representante do país destinatário.

O solicitante da cidadania deverá contatar a representação estrangeira do país de onde requer a nacionalidade, de modo a obter orientações acerca dos procedimentos necessários. Apenas aquele país terá competência para determinar os documentos necessários a essa solicitação, ou demandar eventuais procedimentos complementares à emissão da Apostila. Uma vez de posse dos documentos exigidos pelo país (apenas aqueles emitidos no Brasil), o solicitante da cidadania poderá requerer a Apostila em qualquer cartório de capital e seu documento estará apto a produzir efeitos em qualquer dos países parte da Convenção.

Não. A Apostila simplifica sobremaneira o processo de legalização dos documentos necessários à solicitação de cidadania estrangeira. Todavia, em nada influencia na análise da solicitação da cidadania, cujos trâmites cabem, exclusivamente, ao governo estrangeiro.

Nos casos em que houver documento púbico assinado apenas digitalmente, pode haver a emissão da apostila desde que seja possível, ao notário, reconhecer a autenticidade do referido documento. Nesse caso, a emissão da Apostila se dará com base no reconhecimento realizado pelo notário.

O apostilamento é como um reconhecimento de firma. Dessa forma, só estará apto a emitir a apostila o cartório que possuir a firma reconhecida, selo ou carimbo do emissor do documento. Todavia, já existem sistemas integrado que permitem que uma mesma firma seja reconhecida em qualquer um dos cartórios integrantes desses sistemas. Sugerimos que entre em contato com o cartório em que pretende apostilar seu documento, para informações quanto ao tema.

Sim.

Devem ser realizados dois apostilamentos: do documento original e da tradução, uma vez que são documentos independentes.

Lembramos que é sempre prudente solicitar informações junto à representação do país onde o documento será apresentado quanto à necessidade de apresentação de tradução simples ou juramentada junto ao documento original, ou, ainda, quanto à aceitação de tradução realizada por tradutor brasileiro (alguns países podem exigir que a tradução seja realizada por nacional de seu país).

Não. Nesses casos, a sugestão é que o documento seja encaminhado a algum parente ou responsável, no Brasil, que poderá proceder ao apostilamento em seu nome, uma vez que o portador do documento é pessoa apta a solicitar o serviço.

Via de regra, traduz-se, primeiramente, o documento que será apresentado no exterior, e realiza-se, então, o apostilamento de ambos (original e traduzido).

As autoridades apostilantes brasileiras apenas emitem a apostila para documentos emitidos em território nacional. O apostilamento de documento estrangeiro deve ser realizado no país que o emitiu. Sugerimos que entre em contato com a embaixada ou consulados do país emissor do documento.

Sim. De acordo com o artigo 20 da Resolução, “serão aceitos, até 14 de fevereiro de 2017, os documentos estrangeiros legalizados anteriormente a 14 de agosto de 2016, por Embaixadas e Repartições Consulares brasileiras em países partes da Convenção da Apostila”. Após esta data, documentos emitidos por países partes da Convenção da Apostila somente poderão ser utilizados no Brasil se devidamente apostilados.

Em território brasileiro, só podem ser apostilados documentos produzidos no Brasil, que serão apresentados no exterior. No caso de documentos internacionais, estes deverão ser apostilados no seu respectivo país de emissão. Para maiores informações, contate a embaixada ou representação consular do Estado em referência, pois alguns países disponibilizam o serviço de apostilamento no Brasil. Cumpre ressaltar que os documentos já apostilados, mesmo que anteriormente à entrada em vigor da Convenção no Brasil, poderão produzir efeitos em território nacional.

Sim. Ver questão anterior.

No Brasil, documentos estrangeiros, mesmo apostilados, só estão aptos a produzir efeitos com a respectiva tradução juramentada. Esta, por sua vez, só pode ser realizada no Brasil. A matéria está regulamentada pelo Art. 192 do Código de Processo Civil, Art. 236 do Código de Processo Penal, Decreto 13.609/1943 e ainda no Artigo 216-C do Regimento Interno do Superior Tribunal de Justiça.

A Apostila emitida no Brasil carrega um código (QRcode) que possibilita o acesso a todas as informações referentes ao documento apostilado, por meio do uso de um smartphone ou tablet. Há ainda a possibilidade de verificação da apostila por código alfanumérico, diretamente no site do CNJ, por meio do qual é possível, também, visualizar o próprio documento que foi apostilado.

De acordo com o dispositivo supra, “Conforme a natureza do documento, poderão ser exigidos procedimentos específicos prévios à aposição da apostila”. A previsão refere-se a eventual necessidade de autenticação ou reconhecimento prévio ao apostilamento, determinada por órgão ou instituição brasileira. Uma agência reguladora, por exemplo, que entenda que, pela sensibilidade de um tema, os documentos precisem ser por ela autenticados antes de receber uma Apostila. Tal prática é bastante comum em outros países. Outra possibilidade é a exigência de tradução de documentos escritos em língua estrangeira para que sejam apostilados pelos cartórios.